Noch vor wenigen Jahren stapelten sich in vielen Hausverwaltungen meterhohe Aktenberge. Mietverträge, Abrechnungen, Protokolle – alles wurde auf Papier geführt. Heute dagegen spielt sich immer mehr online ab. Die Digitalisierung hat die Branche erfasst und verändert, wie Eigentümergemeinschaften, Mieter und Verwalter miteinander arbeiten.
Wir haben bereits den Großteil unserer Unterlagen digitalisiert – von der Nebenkostenabrechnung bis zur Ticketpflege.Dadurch bieten wir den Eigentümern und Mietern einen umfangreichen Einblick und Transparenz.
Digitale Hausverwaltungsportale ermöglichen es Eigentümern, Unterlagen rund um die Uhr einzusehen, Beschlüsse online abzustimmen und Wartungsaufträge zu verfolgen. Mieter können Schäden per App melden, Ablesewerte hochladen oder direkt mit der Verwaltung kommunizieren.
Auch Energieeffizienz und Nachhaltigkeit profitieren: Durch automatisierte Heizkostenabrechnungen und Verbrauchsauswertungen lassen sich Einsparpotenziale leichter erkennen. Der Papierverbrauch sinkt drastisch, und Prozesse werden nachhaltiger gestaltet.
Doch die Digitalisierung hat auch ihre Schattenseiten. Nicht jeder Eigentümer favorisiert digitale Unterlagen bzw. die digitalen Medien. Es bleibt die Kunst individuell auf Eigentümer und Mieter eingehen zu können.
Kurzgesagt
Die Digitalisierung verändert die Hausverwaltungsbranche grundlegend: Statt Aktenordnern dominieren heute Cloud-Lösungen, Portale und Apps, die Eigentümern und Mietern rund um die Uhr Transparenz und schnellen Zugriff ermöglichen. Prozesse wie Abrechnung, Schadensmeldungen und Kommunikation werden effizienter und nachhaltiger. Laut Studien arbeiten bereits über 80 % der Hausverwaltungen digital oder planen den Umstieg. Wer den Wandel jetzt aktiv gestaltet, sichert sich klare Wettbewerbs- und Servicevorteile für die Zukunft.
Digitalisierung als Effizienzmotor – warum die Cloud so wichtig wird
Der Umstieg von Aktenordnern auf digitale Abläufe ist keine bloße Modeerscheinung, sondern eine zwingende Entwicklung: Laut dem Bericht „Zukunftsfit dank digitaler Transformation – Hausverwaltung“ der Plattform Plentific bedeuten steigende Kosten, Fachkräftemangel und veränderte Kundenbedürfnisse eine enorme Herausforderung – und die Digitalisierung liefert hier zentrale Hebel.
Eine aktuelle Studie der Zentraler Immobilien Ausschuss e. V. (ZIA) und EY Real Estate zeigt zudem: Rund 82 % der befragten Unternehmen setzen bereits Cloud-Lösungen ein oder planen dies, und etwa 81 % sehen im Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) eine Möglichkeit, Prozesse signifikant zu automatisieren.
Für Hausverwaltungen heißt das konkret: Wenn die Daten, Prozesse und Kommunikation nicht mehr lokal auf Papier oder Servern in der eigenen Verwaltung laufen, sondern webbasiert, ergeben sich signifikante Vorteile bei Transparenz, Skalierbarkeit und Mobilität.
Was konkret profitieren Eigentümer, Mieter & Verwalter davon?
Digitale Portale erlauben Eigentümern jederzeit Einblick in Verträge, Abrechnungen, Beschlüsse. Laut einer Studie von Capterra geben 66 % der Mieter an, dass moderne Technologien einen Einfluss darauf hätten, ob sie einen Mietvertrag unterschreiben würden – und viele Verwaltungen bieten aktuell noch keine entsprechenden Tools. Für die Verwaltung bedeutet das: Mieterstamm-Datenbank, digitales Ticket- und Schadensmanagement, Online-Beschlussfassung – Prozesse werden effizienter und kundenorientierter.
Digitale Rechnungsprozesse (E-Rechnung, automatisierter Rechnungseingang) gehören zu den meistgenannten Trends bei Verwaltungen. Das spart Porto, Druck, Zeit – und gerade kleinere Verwaltungen können durch Cloud-Lösungen Mandate effizienter betreuen.
Digitale Verbrauchserfassung, automatisierte Heizkostenabrechnung, Monitoring von Energie- und Betriebskosten – die Verwaltung wird nachhaltiger und ökologischer. In der Studie „So wohnen wir in Zukunft“ der Technische Universität Darmstadt wurde deutlich, dass Smart‐Home und smarte Technologien zunehmend relevanter werden für Bewohner, die Wert auf Energieeffizienz legen.
Welche Herausforderungen gilt es zu meistern?
Digitalisierung bringt Chancen – aber auch klare Hürden:
- Datenschutz & Cyber-Security: In einer Befragung wurde herausgearbeitet, dass Sicherheitsbedenken (Datensicherheit, Cloud-Risiken) ein zentraler Hemmschuh bei der Einführung von Cloud-Services sind.
- Fragmentierte Systeme & Schnittstellenprobleme: Auch wenn ERP- und DMS-Systeme einsetzen werden, mangelt es häufig noch an der Integration verschiedener Systeme.
- Strategie- und Ressourcenmangel: Laut der Studie „IT und Digitalisierung in Haus- und WEG-Verwaltungen 2025“ der EBZ Business School verfügen nur rund 40 % der Verwaltungen über eine klar definierte Digitalisierungsstrategie.
- Akzeptanz bei Eigentümern & Mietern: Nicht alle Eigentümer und Mieter sind von digitalen Prozessen begeistert – wie Sie bereits gesagt haben, bleibt hier „die Kunst, individuell auf Eigentümer und Mieter eingehen zu können“.
Ausblick: Wohin geht die Reise?
Die Digitalisierung in der Hausverwaltung steht erst am Anfang. Studien prognostizieren einen weiterhin starken Digitalisierungsschub – insbesondere durch Cloud-Lösungen und KI. Laut dem Trendreport „Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft“ wird für 2025 ein Marktwachstum von 12,8 % im Segment digitaler Lösungen erwartet, und Cloud-Architekturen rücken in den Fokus. Für Hausverwaltungen heißt das: Wer heute aufgesetzt wird, kann sich Wettbewerbsvorteile sichern – wer jetzt zögert, riskiert künftig abgehängt zu sein.
